Učimo Excel : I lekcija - Osnovne tekstualne funkcije | Ekonomist

Učimo Excel : I lekcija – Osnovne tekstualne funkcije

Za Ekonomist piše – Mladen Kandić


Excel I lekcija

Skrećemo pažnju: Ovaj članak nije namijenjen naprednim korisnicima Excela!

Excel je jedan vrlo moćan program koji nam omogućava da dosta posla koje bi inače morali da radimo ručno („pješke“) za nas odradi kompjuter. To, u osnovi i jeste logika programiranja. Većinu nezanimljivih, repetitivnih zadataka može za nas odraditi i kompjuter kada mu obezbijedimo neophodne podatke. Funkcije u Excelu rade više manje po sličnom principu, a ja ću se potruditi da Vam u ovom tekstu opišem tekstualne funkcije, način na koji Vam one mogu skratiti vrijeme u obavljaju svakodnevnih zadataka, a samim tim povećati efikasnost i produkivnost.

Često se dešava da kada na nekom Excel dokumentu radi više osoba on ne ispadne onakav kakvim ste ga zamišljali. Zamislite da ste dokument poslali na adresu nekoliko kolega, da su svi oni trebali da upišu desetak imena i prezimena, i da ste nakon što su Vam poslali nazad Excel dokument dobili kolonu koja izgleda nalik ovome (i pri tome sadrži stotinak redova):

Neka početna slova su mala, neka su velika, razmaci su negdje preveliki, u istom momentu ste ljuti na kolege i nervozni što ćete pola radnog dana izgubiti u prepravljanju tuđih grešaka. Ipak, ovo ne mora biti slučaj ukoliko poznajete osnovne Excel-ove tekstualne funkcije.

Osnovne tekstualne funkcije

Za početak ću Vam objasniti pojedinačno dvije tekstualne funkcije trim i proper, a nakon toga i način kako da ih ugnijezdite i da u jednom koraku ispravite sve nepravilnosti. Funkcija trim uklanja sve suvišne razmake između riječi (ostavljajući samo jedan koji je neophodan). U ćeliju G2 upišite sledeću funkciju =TRIM(F2). Svi suvišni razmaci će biti uklonjeni i sada će imena u koloni G izgledati ovako:

Uz pomoć TRIM funcije smo uklonili suvišne razmake, a sada nam treba funkcija koja će svako početno slovo riječi napisati velikim slovom. Za to je zadužena funkcija PROPER. U ćeliji H2 upišite =PROPER (G2) i dobićete ispravno napisano ime i prezime.

Da bi ovaj postupak skratili (što je kao i što sam naveo cilj korišćenja ovog programa) možemo da uvedemo ove dvije funkcije. Izbrišite kolone G i H i ostavite samo kolonu F u kojoj su imena i prezimena neispravno napisana. Zatim u koloni G2 napišite =TRIM(PROPER(F2)) i dobićete ispravno napisano ime i prezime.

Dovoljno je da formulu unesete u prvu ćeliju, zatim odete u njen donji desni ugao i kada Vam se ukaže mali crni krst kliknete dva puta. Uz pomoć dvije jednostavne tekstualne funkcije smo riješili problem, skratili vrijeme i sačuvali živce. Al kao što bi rekli na Top šopu “Ali to nije sve!” Ukoliko pročitate ovaj tekst do kraja saznaćete i kako da razdvojite ime i prezime u dvije posebne kolone.

Kopirajte kolonu G (desni klik pa Copy), a zatim u tu istu kolonu nalijepite vrijednosti (desni klik, pa kod Paste options izaberite Values). Ovo je neophodno odraditi, jer u suprotnom nećemo moći upotrijebiti opciju text to columns. Nakon što ste nalijepili vrijednosti selektujte kolonu G. Na traci sa alatkama izaberite DATA pa opciju Text to Columns.

Nakon toga izaberite opciju Delimeted (što znači da su riječi razgraničene razmakom, zarezom, tačka-zarezom ili tabom).

Kliknite na Next, pa štriknite opciju Space, zatim ponovo kliknite Next. Otvoriće Vam se sledeći prozor:

Odaberite tip podatka (savjetujem da ostavite General) i odaberite destinaciju (ćeliju u kojoj će Vam se kopirati ime i preime). Ja sam odabrao ćeliju G2, tako da će mi u ćeliji G2 biti ime, a u ćeliji H2 prezime. Nakon toga kliknite finish.

Pored ovih, od koristi Vam mogu biti i funkcije UPPER (konveruje tekst u velika slova), kao i funkcija LOWER koja konvertuje tekst u mala slova.

Nadam se da Vam je članak bio od koristi. Radi se o funkcijama koje su vrlo jednostavne, a opet vrlo korisne. Ukoliko imate neke sugestije, pitaja i pohvale (ili kritike) pišite nam u komentarima. Plan nam je da od sad pa nadalje jednom nedeljno objavljujemo članke u kojima Vam tkrivamo mogućosti Excela.


 

Redakcija
Redakcija

Redakcija Ekonomista donosi ekonomske i poslovne vijesti iz Crne Gore i svijeta, doprinosi promovisanju dobrih poslovnih praksi i razvijanju preduzetničke svijesti.

Komentariši

Top