Postignite više prihvatajući manje | Ekonomist

Postignite više prihvatajući manje

Vjerovanje da više nije uvijek više, može biti jako dobra pretpostavka.

Svaki put kada uđete u neki novi posao, ne prihvatate se samo njega, već i svih administrativnih peripetija koje on podrazumijeva i obavezujete se da ćete cijelu stvar završiti u predviđenom roku. Nažalost, shvatićete da veći dio vremena i napora trošite na upravljanje poslom i na borbu sa pratećim pojavama, nego na samu srž posla, ono u čemu uživate i što vas pokreće. Ljudi koji rade u velikim organizacijama troše veliko vrijeme na sastanke, priče o radu, e-mail korespodenciju i brigu o tome kako će završiti posao, a da sve to često, na nedjeljnom nivou, ne rezultira nekom smislenom odlukom ili zadovoljavajućim napretkom. Sve ove poslove i obaveze oni često doživljavaju kao, u najboljem slučaju, pokazatelj uspjeha, ili, u najgorem, kao nužno zlo, nešto što se ne može izbjeći.

Međutim, ljudi koji donose najveću korist svojim firmama, imaju drukčiji pristup. Oni kreću sa jasnom definicijom smislenog rada, koji će donijeti rezultat. I kada saznaju nešto novo, oni prvo izvagaju da li je to novo vrijednije od onog što već znaju, prije nego odluče da krenu tim, novim putem. Procjena novih ukazanih prilika, od običnog poziva na sastanak do poziva za učešće u velikom projektu, ne predstavlja čin neposlušnosti ni neozbiljnosti. Naprotiv, riječ je o sagledavanju suštine te nove prilike. Gubljenje vremena na nešto što nije od veće koristi, može biti veliki udarac uspješnom izvršavanju suštinski važnih poslova.

Matematika je jednostavna: svaki dodatni projekat dijeli vaše vrijeme na manje i manje intervale, tako da ga imate sve manje za bilo šta novo. Ako smanjite broj stvari koje prihvatate, imate više vremena da se posvetite onome što već radite. Na individualnom nivou, to znači da pravite balans između broja poslova koje prihvatate da završite i vremena koje ste spremni da za svaki od njih izdvojite. Isti princip važi i na nivou vašeg odjeljenja i firme u cjelini. Raspodjelom manjeg broja poslova, novih proizvoda, kupaca svojim zaposlenim, dajete im šansu da se fokusiraju i ostvare izvanredne rezultate u okviru svojih nadležnosti.

Najbolji način da izađete iz kruga pretrpanosti poslom i time izazvanih loših rezultata, jeste da pažljivo odlučujete o tome koliko ćete odgovornosti prihvatiti na sebe. Uradićete više i bolje, ako imate manje posla da završite. Evo i nekoliko koraka kako da to postignete:

Ukradite malo vremena – kad god je to moguće, izbjegavajte da pristanete na nove obaveze na prvu loptu. Umjesto toga, dajte sebi malo vremena za razmišljanje, kako biste donijeli pravu odluku. Dobro se raspitajte o detaljima ponuđenog zaduženja, kako biste imali predstavu o tome koliko pripreme i stvarnog posla to iziskuje. Onda zatražite malo vremena, kako biste razmotrili da li bi i kako bi se to moglo uklopiti u vaše postojeće poslove. U najmanju ruku, zamolite da na odgovor sačekaju do sjutra. Ako je riječ o e-mail korespodenciji, ne morate ni da tražite vrijeme za odgovor – jednostavno ga sami uzmite.

Recite „ne“ na vrijeme i kada god je to potrebno – ako ste odmah svjesni da nemate dovoljno vremena da prihvatite neki novi zadatak, recito to što prije je moguće. Što više čekate, biće teže da odbijete i veća je šansa da će odbijanje proizvesti loše posljedice po vas.

Razmišljajte kroz projekat  – ako zaista želite nečega da se prihvatite, ne razmišljajte kroz šta ćete sve proći na putu njegove realizacije. Biće tu sigurno dosta pratećeg i zamornog posla, ali šsta da se radi. Jednostavno, skicirajte svoju predstavu o projektu kroz ono što o njemu znate, i onda ugrubo procijenite vrijeme, koje svaki od koraka zahtijeva.

Prostudirajte svoj kalendar – time ćete dobiti predstavu kada imate (ili nemate) slobodnog vremena u svom rasporedu. Ako ga nemate, možete postupiti na nekoliko načina – prvi je da jednostavno odbijete novo zaduženje, i obrazložite time da jednostavno nemate prostora da u svoje tekuće poslove ubacite bilo šta novo. Drugi – razmotrite mogućnost da pomjerite rokove završetka svojih aktuelnih obaveza, kako biste novo zaduženje ubacili u raspored. Izvagajte novi projekat sa već preuzetim – da li je dovoljno vrijedan odricanja ili odlaganja nečega drugog? Ako niste sigurni, konsultujte svog nadređenog. Obje mogućnosti će vam osigurati da preuzmete razuman obim posla za vrijeme koje objektivno imate.

Prilagodite svoje obaveze – ako od nekog preuzmete na sebe nešto što može uticati na vaše tekuće poslove, stavite mu do znanja koliko i šta od vas može očekivati. Možda mu se neće svidjeti to što vam je prioritet nešto drugo, a ne projekat koji vam on delegira, ali ako je to u skladu sa vašim ciljevima i zadacima koje vam je dao vaš šef, činite pravu stvar. Ako to učinite što je moguće prije, manje su šanse da ćete se „zamjeriti“ toj osobi. To vam daje šansu da sa njom razmotrite pomjeranje rokova ili delegiranje predmetnog projekta na nekog ko ima manje obaveza.

Kada konačno prihvatite nove obaveze, odmah ih unesite u kalendar – tako znate da imate dovoljno vremena i prostora da ih i izvršite. Objektivnim sastavljanjem sopstvenog rasporeda, povećavate šanse ostvarivanju dobrih rezultata. I obavezno – ostavite sebi dovoljno vremena da uživate u poslu.

Redakcija
Redakcija
Redakcija Ekonomista donosi ekonomske i poslovne vijesti iz Crne Gore i svijeta, doprinosi promovisanju dobrih poslovnih praksi i razvijanju preduzetničke svijesti.

Komentariši

Top